С 1 января 2012 года действует новое Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденное ЦБР 12.10.2011 № 373-П (далее - Положение № 373-П). С началом действия данного документа утратили силу отдельные нормативные акты ЦБР, на основании которых ранее осуществлялись операции с наличными средствами . О том, что изменилось в порядке ведения кассовых операций бюджетными учреждениями, поговорим в статье.
Бюджетные учреждения, как и другие организации, при осуществлении операций с наличными средствами с 01.01.2012 руководствуются Положением № 373-П. Для начала отметим, что порядок приема, выдачи наличных денег, а также документального оформления кассовых операций, содержащийся в новом документе, по сравнению с прежним порядком, в принципе, не изменился. Однако без новаций все-таки не обошлось. Отдельные моменты в работе с наличными средствами теперь более регламентированы, в отношении некоторых положений, наоборот, организациям дано больше самостоятельности. Прежде чем подробно рассмотреть основные изменения, представим сравнительную таблицу содержания ранее действовавшего порядка ведения кассовых операций и Положения № 373-П.
| Прежний порядок ведения кассовых операций | Положение № 373-П |
| Общие положения | Общие положения |
| Организация работы с наличными средствами | |
| Порядок приема, выдачи наличных денег и оформления кассовых операций | Порядок приема (выдачи) наличных денег в кассу (из кассы) организации |
| Порядок ведения кассовой книги и хранения денег | Порядок ведения кассовой книги |
| - | Обеспечение порядка ведения кассовых операций |
| Порядок проведения ревизии кассы и осуществления контроля за соблюдением кассовой дисциплины | - |
|
В виде приложений: Правила определения платежеспособности банкнот и монет Банка России; Единые требования по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий | - |
| - | В виде приложения: определение лимита остатка наличных денег, который может храниться в кассе юридического лица |
Как видно из таблицы, новый порядок ведения кассовых операций уже не содержит требований по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс, рекомендаций по обеспечению сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке, а также порядка проведения ревизии кассы и осуществления контроля за соблюдением кассовой дисциплины.
В пункте 1.11 Положения № 373-П в отношении этого указано, что мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег определяются юридическим лицом (то есть учреждением) самостоятельно.
Таким образом, теперь в Положении № 373-П отсутствуют прямые указания:
о проведении в бюджетных организациях проверки порядка ведения кассовых операций соответствующими финансовыми органами;
о проведении проверки технической укрепленности касс и кассовых пунктов, а также обеспечении условий сохранности денег и ценностей (напомним, ранее такая проверка проводилась органами внутренних дел в пределах их компетенции, соответствующими финансовыми органами);
о плановой и внеплановой ревизии кассы (напомним, раньше ревизия должна была проводиться в сроки, установленные руководителем учреждения, а при смене кассиров учреждения обязаны были производить внезапную ревизию кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Также не реже одного раза в квартал должна была проводиться проверка наличия учтенных дубликатов ключей от кассы).
Также в Положении № 373-П не говорится о том, что в кассе запрещено хранить какие-либо ценности (в том числе денежные средства), не принадлежащие учреждению (как было раньше), и что наличные средства, полученные учреждениями, должны расходоваться на цели, указанные в корешках чековых книжек, и не содержится других требований, за несоблюдение которых учреждение могло быть привлечено к административной ответственности.
Получается, что теперь организации (в том числе и бюджетные учреждения) самостоятельно определяют для себя обязательные мероприятия по обеспечению сохранности наличных средств.
Организация работы по ведению кассовых операций
Как и прежде, кассовые операции в учреждениях ведутся кассовым или иным работником (из числа штатных работников) с установлением ему соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми он должен быть ознакомлен под роспись (п. 1.6 Положения № 373-П). В отличие от прежнего порядка в Положении № 373-П отсутствуют нормы о заключении с кассиром договора о полной материальной ответственности.
К сведению
Письменные договоры о полной материальной ответственности, то есть о возмещении работодателю причиненного ущерба в полном размере в результате недостачи вверенного работникам имущества, могут заключаться с работниками, достигшими 18 лет и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество. Перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться указанные договоры, а также типовые формы этих договоров утверждены Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 № 85. Заметим, в этот перечень включены и кассиры .
В пункте 2.3 Положения № 373-П указано, что кассир должен снабжаться соответствующей печатью (штампом), подтверждающей проведение кассовых операций, а также образцами подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы. Такие штампы, как «Оплачено», «Получено», «Депонировано» и пр., применялись и ранее в зависимости от осуществляемой кассовой операции, а вот обязанность снабжать кассира образцами подписей - это новое требование по организации работы кассира.
Как и прежде, кассовые операции, проводимые бюджетным учреждением, оформляются приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001), расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002) с указанием в них подтверждающих документов (расчетно-платежные ведомости (ф. 0504401) , платежные ведомости (ф. 0504403, 0301011)2, квитанция (ф. 0504510)2, заявления, счета, другие документы).
Согласно п. 2.5 Положения № 373-П кассовые документы, Кассовая книга (ф. 0504514) могут оформляться на бумажном носителе или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение. Они также распечатываются на бумажном носителе. В случае ведения кассовой книги с применением технических средств должна обеспечиваться сохранность содержащихся в ней данных и должна быть исключена возможность несанкционированного изменения указанных данных.
Контроль за ведением кассовой книги по-прежнему осуществляет главный бухгалтер. Нововведением является то, что при отсутствии главного бухгалтера обязанность осуществлять такой контроль возлагается на руководителя (п. 2.6 Положения № 373-П).
Так же как и раньше, внесение исправлений в кассовые документы не допускается. Бюджетные учреждения должны обеспечивать хранение таких документов в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле РФ.
Для справки
Кассовые документы и книги хранятся пять лет при условии проведения проверки (ревизии) (п. 362 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»).
Порядок приема и выдачи наличных денег
В Положении № 373-П по сравнению с прежним порядком ведения кассовых операций более подробно прописан регламент приема и выдачи наличных денег. Рассмотрим его по порядку.
Порядок приема наличных денег . При получении Приходного кассового ордера (ф. 0310001) кассир должен проверить (п. 3.2 Положения № 373-П):
наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера, а при их отсутствии - наличие подписи руководителя и ее соответствие имеющемуся образцу;
соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью, наличие подтверждающих документов, перечисленных в приходном кассовом ордере.
Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом таким образом, чтобы вносящее их лицо могло наблюдать за действиями кассира.
После приема наличных денег кассир сверяет сумму, указанную в приходном кассовом ордере, с суммой фактически принятых наличных денег.
При соответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в приходном кассовом ордере, кассир подписывает его и Квитанцию к приходному кассовому ордеру (ф. 0504510), а также проставляет на ней оттиск штампа, подтверждающего проведение кассовой операции. В подтверждение приема наличных денег вносящему их лицу выдается указанная квитанция.
Если кассиром обнаружено несоответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в приходном кассовом ордере, кассир предлагает довнести недостающую сумму наличных денег или возвращает излишне вносимую сумму наличных денег. В случае если вносящее лицо отказалось довнести недостающую сумму, кассир возвращает ему вносимую сумму наличных денег. При этом приходный кассовый ордер кассир перечеркивает и передает главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю для его оформления на фактически вносимую сумму наличных денег.
Порядок выдачи наличных денег . Кассир выдает наличные деньги непосредственно получателю, указанному в Расходном кассовом ордере (ф. 0310002) (Расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401), Платежной ведомости (ф. 0504403, 0301011)), при предъявлении документа, удостоверяющего личность, либо доверенности и документа, удостоверяющего личность. Перед выдачей наличных денег кассир должен проверить:
- наличие подписей руководителя, главного бухгалтера или бухгалтера (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера - наличие подписи руководителя) и их соответствие имеющимся образцам;
- соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью;
- наличие подтверждающих документов, перечисленных в расходном кассовом ордере;
- соответствие фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя наличных денег, указанных в расходном кассовом ордере, данным предъявляемого получателем документа, удостоверяющего его личность (доверенности).
Затем кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму наличных денег таким образом, чтобы получатель наличных денег мог наблюдать за его действиями, и выдает получателю наличные деньги полистным, поштучным пересчетом в сумме, указанной в расходном кассовом ордере.
Получатель наличных денег также полистно, поштучно пересчитывает под наблюдением кассира полученные им наличные деньги. Если получатель наличных денег не пересчитал под наблюдением кассира полученные им наличные деньги, в дальнейшем кассир не принимает от него претензии по сумме наличных денег.
И уже после выдачи наличных средств кассир подписывает расходный кассовой ордер.
Лимит остатка наличных денег в кассе
Бюджетные учреждения, как и прежде, обязаны хранить денежные средства сверх установленного лимита остатка наличных средств (лимита остатка кассы) на счетах в банках (лицевых счетах в финансовых органах), за исключением дней выплаты заработной платы (подробнее об этом поговорим ниже).
Напомним, ранее лимит остатка кассы устанавливался банками (финансовыми органами) по согласованию с руководителями учреждений ежегодно и при необходимости пересматривался.
Теперь в соответствии с п. 1.2 Положения № 373-П учреждение самостоятельно устанавливает максимально допустимую сумму наличных денег, которая может храниться в кассе. При этом лимит остатка наличных средств утверждается внутренним распорядительным документом (приказом, распоряжением), который хранится в определенном в учреждении порядке. Заметим, в данном положении, в отличие от прежнего порядка, не указано, с какой периодичностью должен пересматриваться (устанавливаться) лимит остатка кассы.
Обратите внимание
Обособленные подразделения (филиалы) учреждения, которым для совершения операций открыты отдельные счета в банках (финансовых органах), также самостоятельно устанавливают лимит остатка наличных средств согласно Положению № 373-П. Если обособленные подразделения входят в состав учреждения (не имеют отдельного счета в банке), лимит остатка наличных денег определяется головным учреждением с учетом наличных денег, хранящихся в кассах обособленных подразделений (п. 1.2, 1.3 Положения № 373-П).
Лимит остатка наличных денег рассчитывается по формулам, приведенным в приложении к Положению № 373-П, в зависимости от объема поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, выбранного расчетного периода и периодичности сдачи в банк наличных средств, а при отсутствии поступлений - от объема выплат, выбранного расчетного периода и периодичности получения средств по денежному чеку в банке. Формулы определения лимита остатка кассы представлены в таблице.
| Формула | Расшифровка показателей формулы |
|
При наличии поступлений выручки в кассу: L=(V/P) * Nc | L
- лимит остатка наличных денег в рублях; V - объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях; R - объем выдач наличных денег, за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам, за расчетный период в рублях; Р - расчетный период, определяемый юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем, за который учитывается объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях (объем выдач наличных денег). При его определении могут учитываться периоды пиковых объемов поступлений (выдачи) наличных денег, а также динамика объемов поступлений (выдачи) наличных денег за аналогичные периоды прошлых лет. При этом расчетный период не должен составлять более 92 рабочих дней; Nc - период между днями сдачи в банк наличных денег, поступивших за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях. Указанный период не должен превышать семи рабочих дней, а при расположении учреждения в населенном пункте, в котором отсутствует банк, - четырнадцати рабочих дней. В случае действия непреодолимой силы определяется после прекращения ее действия; Nn - период между днями получения по денежному чеку в банке наличных денег, за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам, в рабочих днях. Указанный период не должен превышать семи рабочих дней, а при расположении учреждения в населенном пункте, в котором отсутствует банк, - четырнадцати рабочих дней |
|
При отсутствии поступлений выручки в кассу: L=(R/P) * Nn |
Рассмотрим порядок определения лимита остатка кассы в соответствии с Положением № 373-П на примерах.
Пример 1
В кассу бюджетного учреждения периодически поступает выручка за оказанные платные услуги. За II квартал 2011 г. отмечен наибольший объем поступлений наличных денег в кассу, который составил 620 000 руб. Данный расчетный период равен 62 раб. дн. Периодичность сдачи наличных денег в банк - 3 дн.
Допустимый лимит остатка наличных средств в кассе учреждения равен 30 000 руб. (620 000 руб. / 62 дн.) х 3 дн.
Пример 2
В кассу бюджетного учреждения выручка за выполненные работы наличными средствами не поступает. При этом осуществляются следующие кассовые операции с наличными средствами:
поступление наличных средств в кассу с лицевого счета в ОФК по чеку;
выдача заработной платы работникам и другие аналогичные выплаты;
выплаты наличных средств под отчет на командировочные расходы и нужды учреждения;
внесение неизрасходованных наличных средств из кассы на счет в банк.
Наибольший объем выплат наличными средствами (за исключением расходов на оплату труда и иных аналогичных выплат) произведен в декабре 2011 г. и составил 150 000 руб. Данный расчетный период равен 21 раб. дн. Периодичность получения наличных средств по чеку - 7 дн.
На основании этих данных в учреждении произведен расчет лимита остатка кассы на 2012 г.
Допустимый лимит остатка наличных средств в кассе учреждения равен 50 000 руб. (150 000 руб. / 21 дн.) х 7 дн.
----------------
Обращаем ваше внимание, что в соответствии с п. 1.4 Положения № 373-П накопление наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег допускается в дни выдачи заработной платы, стипендий, иных аналогичных выплат, включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения учреждением в эти дни кассовых операций. Согласно п. 4.6 Положения № 373-П срок выдачи наличных денег на выплаты заработной платы, стипендий и иные выплаты определяется руководителем, указывается в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) и не может превышать пяти рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты).
Заметим, согласно прежнему порядку ведения кассовых операций организации не имели права накапливать в кассах наличные деньги сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов, в том числе на оплату труда. Они могли хранить в кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше трех рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до пяти дней), включая день получения денег в банке.
Таким образом, в настоящее время в соответствии с Положением № 373-П сроки выплаты заработной платы увеличены для всех учреждений до пяти дней. Кроме того, в эти дни допускается накопление (ранее допускалось только хранение) наличных средств в кассе сверх установленного лимита.
Обеспечение порядка ведения кассовых операций
Согласно п. 6.1 Положения № 373-П юридические лица (в том числе и бюджетные учреждения) самостоятельно организуют ведение кассовых операций, установленных данным положением. В совокупности это заключается в следующем:
внесение в Кассовую книгу (ф. 0310004) всех записей, которые должны быть сделаны на основании приходных кассовых ордеров (ф. 0310001) и расходных кассовых ордеров (ф. 0310002) (полное оприходование в кассу наличных денег);
недопущение накопления в кассе наличных денег сверх установленного лимита остатка наличных денег, за исключением случаев, установленных в п. 1.4 Положения № 373-П (в дни выдачи зарплаты, стипендий и иных аналогичных выплат);
хранение на банковских счетах свободных денежных средств, за исключением указанных выше случаев.
-----
Напомним, что согласно п. 15.1 КоАП РФ нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся, в частности, в неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств и накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 4 000 до 5 000 руб.; на юридических лиц - от 40 000 до 50 000 руб.
Таким образом, несмотря на то что теперь бюджетные учреждения самостоятельно определяют порядок сохранности наличных средств, равно как и лимит остатка кассы, не стоит забывать об административной ответственности за несоблюдение кассовой дисциплины.
_________________________________
Совета директоров Банка России 22.09.1993 № 40, Положение Банка России от 05.01.1998 № 14-П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации» согласно Указанию Банка России от 13.12.2011 № 2750-У.
Данные формы документов применяются государственными (муниципальными) учреждениями в соответствии с Приказом Минфина РФ от 15.12.2010 № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».
Все предприятия должны хранить денежные средства в банке, а для приема, хранения и расходования наличных денег на предприятии имеется касса. Порядок хранения, получения и расходования наличных денег определен Правилами ведения кассовых операций в народном хозяйстве, утвержденными ЦБ РФ 4 октября 1993 г., а также положением ЦБ РФ от 05. 01. 98. № 14-П "О правилах наличного денежного обращения на территории Российской Федерации".
Строгое регулирование правил ведения кассовых операций направлено на обеспечение сохранности денежных средств, предотвращение их необоснованного расходования или избыточного оседания в кассах предприятий, способствует ускорению денежного оборота в народном хозяйстве, сдерживанию инфляции и упорядочению платежей.
Для обеспечения необходимых условий сохранности денежных средств помещение кассы должно быть специально оборудовано. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается, а двери кассы во время совершения операций должны быть заперты с внутренней стороны. Всю полноту ответственности за создание условий сохранности денег в помещении кассы, а также при доставке их из банка и в банк несет руководитель предприятия. Учет кассовых операций осуществляет кассир , который под расписку знакомится с правилами ведения кассовых операций. Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность ценностей в кассе:
– наличных денег;
– бланков строгой отчетности, к которым относятся бланки санаторно-курортных путевок, туристические путевки, экскурсионные путевки, квитанции, путевые листы для автотранспорта, трудовые книжки и др.);
– денежных документов, в числе которых оплаченные путевки, авиабилеты, проездные билеты, талоны на бензин, почтовые марки и др.;
– ценных бумаг.
На небольших предприятиях, не имеющих в штате кассира, его обязанности согласно Порядку ведения кассовых операций в РФ могут выполняться главным бухгалтером или другим работника по письменному распоряжению руководителя при условии заключения с ним соответствующего договора.
В сроки, установленные руководителем (но не реже одного раза в квартал), а также при смене кассиров производится внезапная ревизия кассы с полным полистным перечетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Для проведения ревизий приказом руководителя назначается постоянная комиссия. По результатам ревизии комиссия составляет акт проверки. Если ревизия выявила в кассе излишки или недостачу денежных средств, то это также заносится в акт. На оборотной стороне акта кассир пишет объяснение, а руководитель – решение по результатам ревизии. Выявленные излишки наличных денег приходуются как доход предприятия. При этом делается следующая поводка:
Д50 – учтена в составе прочих доходов сумма излишков в кассе, выявленных
К 91 в результате ревизии
Недостача сначала списывается на счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" (А), а затем относится в дебет субсчета 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба" (счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям"(А-П)):
Д 94 – отражена недостача наличных денег в кассе
К 50 по результатам ревизии
Д 73-2 – сумма недостачи отнесена на виновное лицо
Впоследствии недостача возмещается полностью или частями:
а) наличными деньгами: Д 50 – оприходованы в кассу наличные деньги от сотрудника
К 73-2 в возмещение материального ущерба
б) удержаниями из заработной платы: Д 70 – удержана из заработной платы работника
К 73-2 сумма материального ущерба
В случае отказа кассира погасить недостачу предприятие вправе оформить исковое заявление в судебные органы.
Порядок ведения кассовых операций предприятием периодически контролируется банком. Им же по согласованию с предприятием устанавливается лимит остатка кассы.
ЛИМИТ ОСТАТКА КАССЫ – это максимальная сумма наличных денег, которая
может находиться в кассе предприятия на конец дня.
Излишки наличных денег (сверх лимита) предприятие в конце дня обязано сдать в банк. Лимит рассчитывается таким образом, чтобы обеспечить нормальную работу предприятия. Лимит устанавливается предприятию на один год. В течение года он может быть пересмотрен; для этого предприятие направляет в банк письмо и прилагает к нему новый расчет на установление лимита. Если предприятие не согласовало с банком сумму лимита, он считается равным нулю. В этом случае предприятие обязано в конце дня сдавать в банк всю денежную наличность.
Сверх установленного лимита деньги могут храниться в кассе только в дни выплаты заработной платы, стипендий, пенсий – в течение 3-х дней, включая день получения денег в банке. Для организаций, расположенных в районах Крайнего Севера – не более 5-ти дней.
Центральным Банком РФ рекомендовано предприятиям осуществлять расчеты с юридическими лицами в безналичном порядке. Если же расчеты производятся наличными, то предприятие должно соблюдать предельный размер расчетов наличными деньгами по одной сделке – 100 тыс.руб. (указание ЦБ РФ от 20.06.2007 № 1843-У). При расчетах с физическими лицами предельного размера расчетов наличными деньгами не установлено .
Если указанные условия предприятием не выполняются, то это считается нарушением кассовой дисциплины. Предприятие может быть оштрафовано на сумму от 40 до 50 тыс.руб. За это же нарушение на руководителя может быть наложен административный штраф от 4 до 5 тыс.руб.
4. Учеткассовых операций.
По приходному кассовому ордеру производится прием наличных денег в кассу. По расходному кассовому ордеру деньги выдаются из кассы. Также выплата денег может производиться по расчетно-платежной ведомости, по платежной ведомости, заявлению на выдачу денег и др. документам. При получении наличных денег получатель должен предъявить документ, удостоверяющий личность, или доверенность, оформленную в установленном порядке. Деньги по кассовым ордерам принимаются и выдаются только в день составления этих документов.
Банк России установил особенности осуществления наличных расчетов для юридических лиц, индивидуальных предпринимателей и банковских платежных агентов (субагентов). Новыми правилами ведения наличных расчетов определен точный перечень направлений расходования денежных средств из кассы.
С 1 июня 2014 года начали действовать новые правила ведения наличных расчетов (указание Банка России от 07.10.2013 № 3073-У (далее — Указание № 3073-У)) и кассовых операций (указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (далее — Указание № 3210-У)). В статье мы рассмотрим, какие новшества появились в порядке работы с наличными, а что осталось прежним.
Ответственность за нарушение кассовой дисциплины
Согласно изменениям появилось такое понятие, как «участники наличных расчетов». К ним относятся индивидуальные предприниматели и юридические лица. Отметим, что данное новшество влияет, в частности, на применение штрафов за несоблюдение правил работы с наличными.
Штраф, наложенный на организацию за несоблюдение порядка работы с наличными, может составить от 40 000 до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ) Если раньше были споры относительно того, какая из сторон может быть оштрафована за сверхлимитные расчеты, то теперь можно оштрафовать обе стороны.
Так, ранее за несоблюдение порядка ведения кассовых операций проверяющие могли оштрафовать предпринимателей как должностных лиц на сумму от 4000 до 5000 рублей (ст. 15.1 КоАП РФ). Однако суды в подобных ситуациях часто становились на сторону предпринимателей, руководствуясь тем, что положения действующего в то время порядка ведения кассовых операций не распространялись на индивидуальных предпринимателей (пост. Президиума ВАС РФ от 29.06.2010 № 1411/10, ФАС ВСО от 19.01.2010 № А78-8040/2009, ФАС ВВО от 11.11.2009 № А82-8377/2009).
Теперь индивидуальные предприниматели официально определены как «участники наличных расчетов». Значит, при нарушении данного порядка они могут быть привлечены к ответственности.
Отметим, что срок давности по штрафам, в соответствии с Кодексом об административных правонарушениях, как и прежде, составляет два месяца, и если в этот период нарушение не будет выявлено проверяющими, то штрафа не будет.
Направления расходов наличных средств
Раньше налоговики и суды зачастую имели разные точки зрения о том, на какие расходы можно направлять наличную выручку. Можно было воспользоваться этими разночтениями, чтобы отстоять свои интересы и избежать штрафа. Теперь Банк России указал конкретный перечень целей, на которые могут расходоваться наличные средства компаний и индивидуальных предпринимателей. Итак, наличную выручку, поступившую в кассу организации и предпринимателя за проданные ими товары, выполненные работы или оказанные услуги, можно расходовать (п. 2 Указания № 3073-У):
На выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера;
Выплаты страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физическим лицам, уплатившим ранее страховые премии наличными деньгами;
Выдачи наличных денег на личные (потребительские) нужды индивидуального предпринимателя, не связанные с осуществлением им предпринимательской деятельности;
Оплаты товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
Выдачи наличных денег работникам под отчет;
Возвраты за оплаченные ранее наличными деньгами и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги.
После того как предпринимателей обязали рассчитывать и соблюдать лимит наличных в кассе, возникал вопрос, можно ли выдавать из кассы денежные средства на личные нужды либо сначала сдавать их на . Прямого разрешения на такое расходование не было. Теперь четко указано, что индивидуальные предприниматели вправе расходовать наличную выручку на личные нужды без ограничения суммы.
Кроме того, в соответствии с поправками наличные средства однозначно можно выдавать под отчет. Ранее было разрешение только на выдачу командировочных расходов, но не на хозяйственные нужды, хотя споров с проверяющими по данному вопросу не было.
Важное изменение заключается в том, что в Указании № 3073-У четко прописано, на какие цели нельзя тратить наличную выручку. Так, между юридическими лицами, предпринимателями и физическими лицами в рублях должны осуществляться только за счет наличных денег, поступивших в кассу участника наличных расчетов с его банковского счета (п. 4 Указания № 3073-У):
По операциям с ценными бумагами,
Договорам аренды недвижимого имущества,
Выдаче (возврату) займов (процентов по займам),
Деятельности по организации и проведению азартных игр.
Обратите внимание, что здесь действует ограничение не только на расчеты между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, но и с физлицами.
Ограничение по арендным расчетам действует только в отношении недвижимого имущества. Если же фирма хочет рассчитаться за аренду движимого имущества (например, аренду автомобиля), то это можно сделать из наличной выручки.
Что касается расчетов по займам и процентам по ним, то в ранее действующем Указании (указание Банка России от 20.06.2007 № 1843-У) запрета на эти операции не было, но не было и разрешения. Однако были разъяснения Центробанка о том, что такое расходование является неправомерным (письмо ЦБР от 04.12.2007 № 190-Т). За данное нарушение штрафовали налоговики, и суды в основном их поддерживали (решение Московского городского суда от 14.12.2012 № 7-2207/2012; пост. ФАС ЦО от 29.08.2008 № А09-1519/08-20). Хотя некоторым организациям и удавалось отстоять свою позицию (пост. Четырнадцатого ААС от 29.03.2012 № 14АП-1196/12).
Лимит расчетов наличными средствами
Лимит наличных расчетов между юридическими лицами, а также индивидуальными предпринимателями остался прежним.
В рамках одного договора между участниками наличных расчетов (независимо от того, производится платеж в период действия договора или после окончания срока его действия) можно осуществлять операции только в размере, не превышающем 100 000 рублей, либо на сумму в иностранной валюте, эквивалентную 100 000 рублей по официальному курсу Банка России на дату проведения наличных расчетов (п. 6 Указания № 3073-У).
Еще одно новшество заключается в следующем: теперь более конкретно указано, что лимит наличных расчетов в рамках одного договора на сумму 100 000 рублей распространяется на обязательства, предусмотренные договором и (или) вытекающие из него и исполняемые как в период действия договора, так и после окончания срока его действия. Раньше этого не было в указаниях по работе с наличными, но подобные разъяснения давал Центральный банк России (разъяснение ЦБР от 28.09.2009 № 34-ОР).
Отметим, что без учета предельного размера наличных расчетов можно расходовать денежные средства на следующие цели:
Выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера;
Личные (потребительские) нужды индивидуального предпринимателя, не связанные с осуществлением им предпринимательской деятельности;
Выдача работникам денежных средств под отчет.
Лимит расчетов наличными, как и прежде, обязаны соблюдать юридические лица и предприниматели. В отношении наличных расчетов с участием физических лиц, не являющихся предпринимателями, ничего не изменилось — они производятся без ограничения суммы (п. 5 Указания № 3073-У).
Мнение
Штрафы для предпринимателей
По общему правилу индивидуальные предприниматели несут административную ответственность как должностные лица (ст. 2.4 КоАП РФ). Поэтому к ответственности за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ) могут быть привлечены не только организации и их должностные лица, но и предприниматели.
В период действия прежнего Положения о порядке ведения кассовых операций (Положение Банка России от 12.10.2011 № 373-П) (с 01.01.2012 по 31.05.2014) ответственность за нарушение кассовой дисциплины применялась к предпринимателям в полной мере. Они могли быть привлечены к ответственности за отсутствие кассовой книги, несоставление приходных (расходных) кассовых ордеров при приеме (выдаче) денег (пост. Седьмого ААС от 19.11.2013 № 07АП-9089/13, Семнадцатого ААС от 30.11.2012 № 17АП-12529/12).
Однако вступившее в силу с 1 июня 2014 года Указание Банка России от 11 марта 2014 года № 3210-У установило упрощенный порядок ведения кассовых операций предпринимателями, освободив их от обязанности оформлять кассовые документы, вести кассовую книгу и устанавливать лимит остатка наличных денег. Кроме того, они получили право расходовать без ограничений наличные деньги, поступившие в кассу, на личные (потребительские) нужды, не связанные с осуществлением предпринимательской деятельности (Указание Банка России от 07.10.2013 № 3073-У (далее — Указание № 3073-У)).
Вместе с тем для ИП сохранилась обязанность производить наличные расчеты в рамках одного договора, заключенного с другими предпринимателями и юридическими лицами, в размере, не превышающем 100 000 рублей (п. 6 Указания № 3073-У). Причем ИП может быть привлечен к ответственности за превышение предельного размера наличных расчетов как в том случае, когда он является получателем денежных средств, так и в случае, когда в сделке он выступает в качестве плательщика (пост. Одиннадцатого ААС от 29.11.2012 № 11АП-13892/12, Восемнадцатого ААС от 21.08.2012 № 18АП-7321/12).
Необходимо заметить, что судебная практика не пришла к однозначному мнению о том, как следует истолковывать формулировку «с другими организациями» применительно к запрещенным сверхлимитным расчетам наличными деньгами. Некоторые судьи полагают, что ответственность за это правонарушение может быть применена только в том случае, если стороной (другой стороной) расчетов является именно организация (), а не предприниматель (пост. Архангельского областного суда от 20.03.2012 № 4а-115; решение Псковского областного суда от 09.04.2012 № 21-48/2012). Если придерживаться такой логики, то ответственность за расчеты наличными деньгами сверх установленного предела может быть применена только в том случае, когда обеими сторонами расчетов являются юридические лица. Однако с такой точкой зрения согласны далеко не все суды (пост. Одиннадцатого ААС от 14.11.2012 № 11АП-13384/12).
Ответственность за расчеты наличными деньгами сверх установленного размера может наступить лишь при условии, что ИП приобретает товары (работы, услуги) для целей, связанных с предпринимательской деятельностью. Если гражданин, даже зарегистрированный в качестве ИП, выступает по договору как обычный потребитель, Указание № 3073-У к расчетам по такому договору не применяется и, соответственно, санкции за из нарушение — тоже (пост. Второго ААС от 18.05.2011 № 02АП-2343/11).
«Для осуществления комплексного кассового обслуживания физических и юридических лиц, а также для выполнения операций с наличными денежными средствами и другими ценностями кредитные организации в зданиях, принадлежащих или арендуемых ими, создают оборудованные, технически укрепленные помещения и кассы. К ним относятся:
- · хранилища ценностей кредитной организации, хранил ценностей клиентов - специально оборудованные кладовые сейфы в сейфовых комнатах, соответствующие требованиям действующих государственных стандартов;
- · операционные кассы (приходные, расходные, приходно-расходные и другие);
- · кассы пересчета денег;
- · вечерние кассы;
- · помещения по приему-выдаче ценностей инкассаторам;
- · помещения для клиентов.
Помимо этого, в кредитной организации может быть подразделение инкассации, кассы вне помещений банка, кассы обменных пунктов и банкоматов.
Касса возглавляется главным (старшим) кассиром, или заведующим кассой. В целях улучшения кассового обслуживания населения кредитная организация может открывать операционные кассы вне кассового узла для совершения операций по приему и выдаче вкладов (в рублях и иностранной валюте), продаже и покупке ценных бумаг, приему коммунальных и других платежей от физических лиц.
Операционные кассы вне кассового узла, расположенные в организациях, производят, кроме вышеперечисленных операций, выдачу средств на заработную плату и выплаты социального характера, а также на командировочные расходы рабочим и служащим. Операционные кассы вне кассового узла кредитной организации выполняют только те из числа перечисленных выше операций, на совершение которых у кредитной организации имеется лицензия, а у филиала - доверенность.
Касса пересчета создается для контроля денежных знаков, имеющихся в обращении различных организаций. Пересчитывают здесь как монеты, так и банкноты. Услугами касс пересчета пользуются предприятия, в обороте которых находятся большие суммы, дабы иметь гарантии сохранности денег и точности расчетов.
Основные функции пересчетной кассы таковы:
- · в первой половине дня - пересчет денежной массы, поступившей из вечерней кассы;
- · во второй половине дня - обработка денег, получаемых в течение дня из операционных касс. Деньги здесь сортируются в соответствии с номиналом и валютой.
Целесообразность создания тех или иных касс, их количество и численность кассовых работников, а также необходимость установки банкоматов, электронных кассиров, автоматических сейфов определяются руководителем кредитной организации.
Руководитель кредитной организации обеспечивает сохранность
денежных средств и ценностей, организацию кассового обслуживания клиентов, контроль за оприходованием денежной наличности, поступившей в кассы кредитной организации, и несет ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Непосредственное выполнение операций с наличными денежными средствами осуществляют кассовые и инкассаторские работники.
С должностными лицами, ответственными за сохранность ценностей, кассовыми и инкассаторскими работниками заключаются договоры о материальной ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Кассовые работники приходных и расходных касс снабжаются образцами подписей бухгалтерских работников, уполномоченных подписывать приходные и расходные документы, а бухгалтерские работники, связанные с оформлением приходно-расходных кассовых документов, - образцами подписей кассовых работников указанных касс. Образцы заверяются подписями руководителя и славного бухгалтера и скрепляются печатью кредитной организации.
Кассовым работникам запрещается:
- 1. Передоверять выполнение порученной работы с ценностями другим лицам, а также выполнять работу, не входящую в круг их обязанностей;
- 2. Выполнять поручения клиентов по проведению операций с денежной наличностью по их счетам, минуя бухгалтерских работников при отсутствии вышеуказанной системы контроля;
- 3. Хранить свои денежные средства и другие ценности вместе с денежными средствами и ценностями кредитной организации.
Для обеспечения своевременной выдачи наличных денежных средств клиентам с их банковских счетов устанавливается сумма минимально допустимого остатка наличности в операционной кассе на конец дня. Фактический остаток денежных средств в кассе не должен быть ниже установленного.
Минимальный остаток денежной наличности в операционной кассе устанавливается кредитной организацией по согласованию с учреждением Банка России, исходя из объема оборота наличных денежных средств, проходящих через кассу, графика поступления денежной наличности от клиентов, порядка ее обработки и других особенностей организации наличного денежного оборота и кассовой работы.
Взаимоотношения учреждений Банка России с кредитными организациями строятся на основе законов и нормативных документов. При этом главным направлением такого взаимодействия является организация работы учреждений Банка России по выдаче подкреплений операционным кассам кредитных организаций, с одной стороны, и по принятию от них излишков денежной наличности - с другой.
Порядок кассового обслуживания кредитных организаций расчетно-кассовыми центрами устанавливается Положением Банка России «О порядке ведения кассовых операций в кредитных учреждениях на территории РФ».
В настоящее время разработано, но еще не вступило в силу Положение ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монет банка России в кредитных организациях на территории РФ» от 24 апреля 2008 года N 318-П.
Банк является начальным и конечным пунктом движения денег, обеспечивающим товарообмен. Наличные деньги попадают в сферу обращения из банка в форме выплаты заработной платы или других расчетов наличными и возвращаются в банк в виде выручки.
Кассовое обслуживание кредитных организаций проводится расчетно-кассовыми центрами на основе договоров о корреспондентских отношениях, заключенных территориальными учреждениями Банка России и РКЦ с кредитными организациями. За кассовое обслуживание РКЦ плату с клиентов не взимает.
В договоре предусматривается применение кредитной организацией единого порядка обработки, формирования и упаковки денежных билетов и монеты, правил приема, выдачи денег, формы доставки, предусмотренных нормативными документами Банка России. Доставку денег банки могут осуществлять собственными силами или через инкассаторов ЦБ.
Для обеспечения своевременной выдачи наличных денег со счетов предприятий, а также со счетов по вкладам населения территориальные учреждения Банка России или по их поручению расчетно-кассовые центры устанавливают для каждой кредитной организации и их филиалов сумму минимально допустимого остатка наличных денег в операционной кассе на конец дня и осуществляют контроль за ее соблюдением.
Минимальный остаток наличных денег в операционной кассе устанавливается исходя из объема наличных денег, проходящих через кассу; графика поступлений денежной наличности от клиентов; порядка обработки денежной наличности и других особенностей организации налично-денежного оборота и кассовой работы.
Необходимым условием получения денег является наличие требуемой суммы на корреспондентском счете банка в день выдачи.
Выдача денег может производиться по предварительной заявке кредитной организации на основании денежного чека, полученного операционным работником РКЦ от кредитной организации накануне дня выдачи. На практике может случиться так, что в момент составления заявки на получение денег средства на корреспондентском счете банка в РКЦ имеются, а в день получения их либо оказывается недостаточно, либо образуется дебетовое сальдо. В результате заявка не может быть удовлетворена. Тогда кредитная организация накануне или за несколько дней до получения наличности перечисляет необходимую сумму со своего корреспондентского счета на счет РКЦ платежным поручением.
Преимущества такого порядка операции состоят в следующем:
Гарантируется получение наличных денег;
Заранее точно определяется сумма выдаваемой денежной наличности;
РКЦ имеет возможность заблаговременно подготовиться к выдаче наличных денег, а кредитная организация - к их получению.
Другим важным направлением взаимоотношений ЦБ РФ с кредитными организациями в области совершения кассовых операций является обязанность учреждений Банка России принимать от кредитных организаций всю излишнюю денежную наличность, которая не нужна им для совершения текущих операций по обслуживанию своих клиентов.
Для определения объема, источников поступлений наличных денег в кассы банков и направлений их выдач составляется прогноз кассовых оборотов на квартал.
