Вернуться назад
С какими бы целями не составлялись деловые письма, пишутся они для достижения желаемой цели в бизнесе. Не любой сотрудник организации обладает должной компетентностью в области деловой переписки, при неумелом подходе есть риск и вовсе испортить репутацию фирмы одним письмом. Зато если воспользоваться услугой составления письма в нашем агентстве, адресат наверняка заинтересуется сотрудничеством с вами.
Назначение деловых писем
Деловые письма не теряют актуальности в решении рабочих вопросов и маркетинговых задач. Информация, оформленная письменно, удобна тем, что к ней всегда можно вернуться или апеллировать при решении спорных вопросов. Письменный текст позволяет более емко и четко формулировать мысли, нежели устное общение. К тому же с некоторыми адресатами есть возможность связаться только посредством отправки делового письма. И чем выше статус этого адресата, тем профессиональнее должен быть составлен текст. Виды деловых писем так же разнообразны, как и сфера деловых отношений. Деловая переписка может быть коммерческой (желание заключить сделку, претензия к стороне сделки) и некоммерческой (благодарственное, информационное, гарантийное письмо, письма-просьбы, -приглашения, -напоминания и т. д.) По функционалу различают инициативные письма и письма-ответы, а также сообщения, не требующие ответной реакции.
Как правильно писать деловые письма.
Особенности структуры и текста делового письма
Деловые письма имеют четкую композицию:
Во введении указываются цель и причина письма, дается ссылка на документ, послуживший отправной точкой для данного послания;
В основной части описывается положение дел, дается анализ ситуации, аргументация.
Характер доказательств зависит от направленности письма: например, убедить прийти на конференцию, вложить инвестиции в проект, приобрести товар;
В заключении делается вывод на основании вышесказанного: предложение, просьба, отказ, пожелание и т. д.
Перед текстом письма всегда размещают вежливое обращение к адресату (Например, «Уважаемый Сергей Михайлович!») А также в начале или в конце текста присутствует формула вежливости, составляемая по канонам деловой переписки. Формулы вежливости обычно начинаются так: «Выражаю признательность за оказанное содействие… / благодарность за приглашение… / надежду на плодотворное сотрудничество…». При написании такого рода писем соблюдается деловой стиль. Его особенности: лаконичность, ясность, однозначность, использование терминов, нейтральный тон, стандартизированность.
Трудности в составлении деловых писем
Быть хорошо осведомленным об адресате и той информации, которой он уже владеет по вашему вопросу;
Знание правил русского языка и особенностей делового стиля: языковых формул, правил составления предложений и проч.;
Правильное и уместное использование терминологии;
Корректность в обращении к адресату.
Как грамотно писать деловые письма.
Словари, образцы составления деловых писем могут помочь вам справиться с этой задачей своими силами. Но если нет достаточно компетентного сотрудника или времени на подготовку к составлению деловых писем, эту услугу может оказать профессиональное агентство. Специалисты коммуникационного агентства Comagency помогут вам разработать фирменный бланк, собрать необходимые документы для убедительной аргументации, составить грамотное и презентабельное деловое письмо, улучшая тем самым имидж вашей организации.
Как научиться писать деловые письма
Посмотрите видео ниже, где легко и просто рассказывается, как научиться писать деловые письма, даются четкие и понятные рекомендации и практики для тренировки:
Что вы планируете заказать на аутсорсе в 2017году
Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения о чем-нибудь, уведомления о чем-нибудь.
Деловые письма составляются для информирования корреспондента, сообщения ему сведений, которые могут быть ему чрезвычайно важны, письма пишут в целях получения необходимой информации, в целях установления контакта, налаживания деловых связей, чтобы в дальнейшем можно было осуществлять совместную деятельность, совершать сделки и др. Деловое письмо – это средство оперативного информационного обмена при реализации совместной деятельности. Письмо может использоваться как подтверждение устных договоренностей, как гарантия взятых на себя обязательств, как требование выполнения взятых на себя условий, как напоминание. Кроме того, в любом из этих случаев деловое письмо – это всегда способ презентации фирмы. Также как первое впечатление от человека надолго определяет отношение к нему, так и бланк письма, конверт, оформление письма и, наконец, – текст, способны произвести благоприятное или неблагоприятное воздействие на получателя письма. Так что, если вы хотите, чтобы это воздействие было благоприятным, деловое письмо должно быть безупречным во всех отношениях.
Деловое письмо не должно быть длинным. В деловых отношениях дорога каждая минута, поэтому нужно выражать свои мысли сжато, просто, понятно. В письме должна быть только та информация, которая непосредственно относится к делу. Письмо должно быть составлено логично, ясно, понятно. В деловом письме следует употреблять сложные языковые обороты, сложные понятия, при этом деловое письмо не должно быть сухим, оно должно заинтересовать адресата. Вместе с тем, это не означает, что письмо должно быть эмоциональным, тем более, – экспрессивным. Даже если сама ситуация достаточно напряженная, вызывает серьезные опасения или обеспокоенность, в письме следует сдерживать эмоции, тон письма должен быть внешне спокойным, нейтральным. Тем более в письме не допустима фамильярность. Разговорная манера общения, неофициальный стиль – не для делового письма.
К деловым письмам предъявляются следующие требования:
− деловое письмо составляется на специальном бланке – бланке письма (для других видов переписки также могут использоваться специальные бланки: бланки телеграмм, бланки факсограмм, бланки телефонограмм);
− оформление делового письма должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003 ;"
− деловое письмо подписывается руководителем организации, или его заместителем, или иным должностным лицом в соответствии с принятым в организации распределением обязанностей между руководством;
− письмо должно быть посвящено одному вопросу, в письме может рассматриваться несколько вопросов только в том случае, если эти вопросы взаимосвязаны и по ним будет приниматься одно решение;
− письмо не должно быть большим по объему (большинство писем — до одной страницы текста и лишь в исключительных случаях, требующих детального описания и анализа, письмо может содержать более одной страницы текста);
− на инициативное письмо (просьбу, запрос, требование и др.) должен быть дан ответ;
− деловое письмо должно составляться грамотно, аккуратно, без исправлений;
− деловое письмо должно содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.
Для подготовки и оформления деловых писем используется компьютерная техника. Официальный характер деловой переписки и этика делового общения требуют высокого качества изготовления документов на печатающих устройствах, при этом следует соблюдать:
− единый стиль оформления документа;
− установленные размеры служебных полей;
− правильное расположение адресата, подписи, даты, регистрационного номера и других реквизитов;
− одинаковые абзацные отступы, если абзац начинается с красной строки;
− четкие, ясные оттиски знаков;
− ровную линию строк, букв;
− одинаковые пробелы между знаками, буквами и цифрами.
Составление документов, передаваемых по каналам электросвязи, имеет свои особенности и предполагает:
− наличие служебных заголовков;
− ограничение объема сообщения;
− использование установленного ограниченного набора сокращений;
− оформление в соответствии с правилами, установленными органами связи.
Из всего ранее сказанного вытекает, что составление текста и оформление письма требуют к себе творческого отношения. Каждый специалист должен быть не только компетентным в своей области деятельности, но также быть грамотным, владеть мастерством формулирования мыслей и оформления их в рамках требований действующих нормативных документов. Теоретические положения, как бы полно они ни излагались, требуют для своего усвоения и практического приложения показа макетов, образцов и примеров конкретного их воплощения.
Навыки ведения переписки, как правило, вырабатываются с опытом, поэтому составителю писем нужно внимательно изучать предшествующую переписку организации, использовать ранее составленные специалистами письма как образцы, изучать правила ведения переписки, анализировать особенности составления текстов писем по тематике организации, учитывая ее цели, задачи, специфику деятельности. Немаловажную роль играет и общая культура человека, его знания, навыки, кругозор, поэтому очень важно постоянно работать над собой, повышать общую культуру, в том числе и культуру делового общения, и культуру речи.
Подготовка письма включает следующие стадии:
Изучение существа вопроса;
Сбор необходимых сведений, в том числе из предыдущей переписки;
Подготовка проекта письма;
Согласование проекта (при необходимости);
Подписание руководителем.
Проекты писем готовятся исполнителями по поручению руководителя предприятия.
Деловые письма оформляют на бланках писем по ГОСТ Р 6.30-2003, как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов («штампом»). Бланки с продольным расположением постоянных реквизитов для писем используются реже, в основном органами власти и вышестоящими организациями. Используются бланки формата А4 и А5. Формат А5 используют, если письмо не превышает 7-8 строк.
Первая страница письма печатается на бланках, остальные – на чистых листах бумаги формата А4.
Письмо оформляют как минимум в двух экземплярах.
Первый экземпляр составляют на бланке и отсылают адресату, второй (его называют копией) печатается на чистом листе бумаги и подшивается в дело как свидетельство выполненной работы.
При оформлении деловых писем используются следующие реквизиты:
− Государственный герб Российской Федерации;
− герб субъекта Российской Федерации;
− эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
− код организации;
− основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
− идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
− код формы документа;
− наименование организации;
− справочные данные об организации;
− дата документа;
− регистрационный номер документа;
− адресат;
− резолюция;
− заголовок к тексту;
− отметка о контроле;
− текст документа;
− отметка о наличии приложения;
− подпись;
− визы согласования документа;
− оттиск печати;
− отметка об исполнителе;
− отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
− отметка о поступлении документа в организацию;
− идентификатор электронной копии документа.
Перечисленные реквизиты можно разбить на три группы:
− реквизиты бланка письма: Государственный герб Российской Федерации; герб субъекта Российской Федерации; эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); код организации; основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП); код формы документа; наименование организации; справочные данные об организации;
− реквизиты, используемые при составлении делового письма: ссылка на регистрационный номер и дату документа; адресат; заголовок к тексту; текст; отметка о наличии приложения; подпись; визы согласования документа; печать; отметка об исполнителе;
− реквизиты, используемые при работе с деловыми письмами и необходимые для организации документооборота, исполнения писем, систематизации писем и организации их хранения: дата документа; регистрационный номер документа; резолюция; заголовок к тексту; отметка о контроле; отметка об исполнении документа и направлении его в дело; отметка о поступлении документа в организацию; идентификатор электронной копии документа.
Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной. Во вводной части указываются причины, вызывающие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы. В основной части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т.д.).
Текст письма составляется от первого лица множественного числа: «просим…, направляем…», или третьего лица единственного числа – «предприятие считает…, организация рассмотрела…».
Если письмо оформлено на должностном бланке руководителе организации, то текст, как правило, излагается от первого лица единственного числа: «предлагаю…, прошу…».
Текст письма может начинаться с обращения.
Это небольшая по объему часть текста исключительно значима для целей общения. Правильно выбранное обращение не только привлекает внимание адресата, но и задает переписке нужную тональность, способствует налаживанию и поддерживанию деловых отношений. Важность обращения определяется автором письма, обращение позволяет обеспечить себе слушателя. Особого внимания заслуживает знак препинания, следующий за обращением. Запятая после обращения придает письму будничный характер, знак восклицания подчеркивает значимость и официальный характер. Обращение печатается центрированным способом.
Уважаемый Михаил Петрович!
Госпожа Петрова!
Уважаемый господин Смирнов!
Господин Президент!
Уважаемые коллеги!
Письмо обычно составляется по схеме: вступление, основная часть, заключение.
«В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27.06.2003 № 620 «Об утверждении Типового положения….».
В основной части излагается описание события, сложившейся ситуации, их анализ и приводимые доказательства.
Заключение письма представляет собой выводы в виде просьб, предложений, мнений, отказов, напоминаний.
В письмах должны употребляться только официально принятые сокращения, обозначения и термины. Наименования учреждений, организаций и должностей, званий, единиц измерения, географические названия и другие должны точно соответствовать официальным названиям.
Заключительная часть текста может заканчиваться ожиданием на исполнение просьбы, а также формулой вежливости:
Письмо может содержать только одну заключительную часть.
Отметка о наличии приложений печатается двумя интервалами ниже текста письма от левой границы текстового поля в том случае, если письмо предусматривает приложение к нему.
Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами.
Визы согласования оформляются на экземпляре письма, остающегося в деле. Визы проставляются в нижней части листа письма.
Отметка об исполнителе печатается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левой части документа.
Датой письма считается дата его подписания.
Письма подписываются должностными лицами в соответствии с распределением обязанностей и закреплением за ними права подписи документов в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях.
Перед реквизитом «подпись» может также располагаться формула вежливости, которая печатается с абзаца и отделяется от должности запятой, например:
Формула вежливости может выглядеть следующим образом:
Искренне Ваш, …
С наилучшими пожеланиями, …
С искренней признательностью, …
С уважением, …
Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми, материальными средствами и др. Печатью заверяются письма, содержащие обязательства (гарантийные письма), подтверждающие факты, события, письма финансового содержания.
Оттиск печати на документе может захватывать часть наименования должности, но не подпись должностного лица. Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.
Макет делового письма представлен на рис. 7.
Если текст письма состоит из двух и более абзацев, то письмо начинается с 5-го знака (от линии поля). Текст без абзацев может печататься непосредственно от границы левого поля.
Текст письма должен включать три структурных элемента: вводную часть, излагающую повод для написания письма; доказательную часть; заключительную часть, в которой излагается просьба, согласие, отказ и пр.
Возможен обратный порядок построения письма: заключительная часть приводится перед доказательной. Этот порядок характерен для писем вышестоящих организаций.
Приложение: на … л., в … экз.
Наименование должности
руководителя (подпись) И. О.
Должность
(подпись) И. О. Фамилия
00.00.0000
Исполнитель (И.О. Фамилия)
Телефон (000 00 00)
Идентификатор электронной копии документа
Рис.7. Макет делового письма
Дата публикования: 2014-10-19; Прочитано: 6692 | Нарушение авторского права страницы
Studopedia.org — Студопедия.Орг — 2014-2018 год.(0.008 с)…
План письма
1. В первой вводной фразе сообщите о цели Вашего письма-представлении Вашей компании, продукта, услуг.
I am writing to you to introduce our company.
Я пишу Вам, чтобы представить нашу компанию.
I am very pleased to introduce our company.
Я рад представить нашу компанию.
Further to our telephone conversation I am very pleased to write you more about our company and its products.
Продолжая наш телефонный разговор, я очень рад сообщить Вам больше о нашей компании и продуктах, которые она производит.
With reference to our telephone conversation of May 19 regarding the educational software, I am very pleased to inform you.
В соответствии с нашим телефонным разговором от 19 мая, по поводу обучающих программ я очень рад сообщить Вам.
I am writing to you in connection with…
Я пишу Вам по поводу…
With reference to our telephone conversation this morning I am writing you to confirm…
Согласно нашему телефонному разговору сегодня утром, я пишу Вам, чтобы подтвердить…
I am writing to you regarding…
Я пишу Вам относительно…
You may remember we met and exchanged addresses at the CeBIT’2004 in Hannover.
Вы, возможно, помните, что мы встречались на выставке CeBIT’2004 в Ганновере и обменялись адресами.
We are a company which imports tools for the industrial and do-it-yourself markets.
Наша компания импортирует инструменты для промышленности и «Сделай сам» потребителей рынка.
2. Перечислите основные достоинства, новшества, преимущества предлагаемого продукта, услуг.
This is a new reviewed edition including more than 20 new pictures.
Это новое, исправленное издание, которое включает более 20 новых картинок.
3. Определите сегмент рынка, на котором Вы предлагаете представить Ваш продукт. Определите потенциальных потребителей.
Our customers are small entrepreneurs.
Наши потребители – предприниматели малого бизнеса.
We are working for teens.
Мы работаем для подростков. Мы производим продукты для подростков.
We suppose that our products will be of interest for young families and people with rather low income level.
Мы полагаем, что наши продукты будут интересны молодым семьям и людям с довольно низким доходом.
4. Выскажите конкретное предложение о сотрудничестве: оптовая или розничная продажа, лицензионное соглашение, создание дистрибьюторской сети и пр.
We are particularly interested in long term working relations.
Мы, в частности, заинтересованы в догосрочных рабочих отношениях.
We are looking for German companies to create a chain of retailers.
Мы ищем немецкие компании для создания розничной сети.
In fact we are interested in license agreements only.
В действительности, мы заинтересованы только в лицензионных соглашениях.
5. Если Вы прилагаете образцы продукта, необходимо объяснить, какие это продукты из серии предлагаемых.
I am enclosing 5 copies of the software mentioned above.
Я прилагаю 5 образцов программ, упомянутых выше.
Please find enclosed 3 units of the «Smart Styler» for evaluation.
3 образца продукта «Smart Styler» приложены для проведения испытаний и оценки.
6. Выразите готовность ответить на все вопросы, которые могут возникнуть в процессе оценки продукта.
If there is any further information you require, please contact us.
Пожалуйста, дайте нам знать, если Вам требуется дальнейшая информация.
We will be pleased to supply any further information you require.
Мы будем рады снабдить Вас любой требуемой информацией.
Please do not hesitate to get in touch if you need any further information.
Пожалуйста, сообщите нам, если Вам нужна дальнейшая информация.
7. Закончите письмо стандартной фразой, выразите надежду на сотрудничество.
Hope to hearing from you soon.
We look forward to hearing from you.
Надеемся скоро получить от Вас ответ.
We look forward to doing business with you.
Надеемся на совместную работу.
We would be grateful for an early reply.
Мы были бы рады Вашему скорому ответу.
Hope for future cooperation.
Надеемся на совместную работу. С надеждой на совместную работу.
8. Ваши подпись, имя и должность
Золотое правило:
Перечислять все достижения, преимущества Вашей компании, продукта, сервиса, ваши личные нужно честно, без излишних преувеличений. Любую информацию можно легко проверить.
Золотое правило:
Деловое формальное письмо должно быть написано как личное, только ему одному, получателю, адресованное. Никаких холодных, формальных фраз!
Весь мировой бизнес построен на личных взаимоотношениях, и их надо строить!
Золотое правило:
Письмо должно быть как информативным, так и лаконичным и, занимать не более одной страницы. Помните, больше одной страницы никто не станет читать. Закончить письмо следует прямым указанием, что Вы ожидаете от этой компании. Именно эта заключительная фраза запомнится больше всего.
Золотое правило:
При написании любых писем следует всегда руководствоваться формулой:
KISS = Keep It Short and Simple
Пример 1. Представления компании – разработчика обучающих компьютерных программ.
I am very pleased to introduce you our company and its software products for possible cooperation with your company.
Our interactive software products «Open» versions contain the last achievements of the modern technologies and make educational process very attractive and effective. This «Open» version is a unique combination of possibilities to listen and read texts, make computer experiments and solve a set of problems. I would like to point out that there are no such quality educational software products on the German market at the moment.
«Open» version is highly recommended for high school and college students as well as for self education.
This «Open» version includes at the moment:
«Open Physics» (2 parts, 2 CD-ROMs), German/ English/Russian/French, and
«Open Math» (6 parts, 6 CD-ROMs) German/ English/Russian/French.
The software mentioned above was developed by joined venture Open Learn Inc. (USA) – MATHEMATIC Ltd. (Russia) and widely used in USA, Russia and Europe.
Since our business is expanding in German speaking part of Europe, we are interested in long term contacts with German software retailers and consider Media Surep-Market to be one of the best.
Therefore, please, find the «Open» set enclosed for your review and evaluation.
I’m looking forward to hearing from you soon.
Sincerely yours,
Пример 2.
Would «Seans Printers» be interested in marketing the exciting new ink-cartridges from «Russian Rainbow ink»?
I have developed and own all the rights to perfect ink-cartridges for «Seans Printers» which I feel could be selling exceptionally well in a printers industry such as yours.
The new ink-cartridge offers a variety of benefits to its users.
The colours of ink are perfectly fresh and bright.
The cartridge itself is the same size as the item you are using now, but contains two times more different colours.
The quality of printing is higher in comparison with the current models you used.
I honestly believe that this product would fit very well with the realistic pricing and strong distribution channels that seem to be the hallmark of «Seans Printers».
This letter is not a broadside attempt to attract anyone and everybody who would be interested in new ink-cartridge.
It is being sent solely to «Seans Printers», and I would truly appreciate you getting back to me as soon as possible so we could discuss the prospects of this issue further.
Please consider the new ink-cartridge and let me know your thoughts!
Пример 3.
Предложение производить и продавать в России продукт, принадлежащий зарубежной компании.
I would like to explore the possibility of doing some business with your company.
I recently visited Boston and needed some toy as a present for my own personal use. I bought the «Selfeducable Box» developed by your company and it did exactly what I needed.
The thought struck me that if packaged correctly and properly markrted, this product could prove to be a very effective promotional tool, at least for education.
I propose to produce and package your product, along with complementary products, and sell it in Russia initially to our clients in the book stores and libraries field. We believe that this more direct approach to selling you product would help establish some significant long term relationships.
I would like to know what could be worked out in the way of a royalty/licensing agreement for us to use the «Selfeducable Box». As an alternative means to sell your product, this could prove to be an excellent way to «Magic Tools» and «Selfeducable Box» to the Russian market that is, at the current moment, untapped.
I would appreciate your thoughts.
Sincerely yours,
Пример 4.
Предложение найти издателя за рубежом для книги российского автора.
As a follow up to our discussion yesterday, I am enclosing a copy of our «Emergent Markets» book which was published by Moscow Business Press. It has been received very well by the press.
By the spring of 1999, the book will have been published in four languages: Russian, Chinese, Danish and Slovenian. As I mentioned to you, I would very much like to also see an American edition. I believe the issue of Emergent Markets will be very timely in USA. Could you help me to find a good publisher? I would be most grateful.
As such cooperation evolves; I would also like to look into the possibility of talking to some of your colleagues in the Bergamon Press in the same subject.
Do you think there would be an interest?
I am looking forward to hearing from you.
With kind regards,
Yours sincerely,
Пример 5.
Предложение получить заочное бизнес-образование.
Dear Mrs Vancouver
Thank you for your interest in the World Open University Business School.
The Business School provides management development designed for people in full-time employment. In choosing this type of programme you will be able to focus on your own organisation and situation as a basis for practical assignment, whilst gaining insight into other organisations and industries from case studies and from interaction with your local study group.
The World Open University is the world’s leading university in «Supported Open Learning». It has more experience and expertise than any other university in providing effective, high quality education for adults in full-time employment.
Our programmes are relevant to your work and career, and guarantee flexibility, where you learn at a pace which fits in with your other commitments.
The World Open University is a recognised British state-university, and the Business Schooul’s MBA is acceredited by AMBA, which accredits only the top 30% of all Europeam MBA programmes.
Before deciding on your next step, take advantage of our local advisory service! We offer regular information evenings in Moscow and St.Peterburg or the choise of a personal appointment at a time convenient to you.
Пример 6. Ответ на газетное объявление о предложении представлять Российскую компанию в США.
Re: Your Advertisement in the Business Weekly
I learned from the Business Weekly that you are interested in representing Russian companies in the United States.
Our company is not yet represented in the USA. Last year we commissioned a market research institute to investigate the market there for sales of our products. The results of the study were very encouraging, and we are therefore now looking for a representative in this region.
The Business Weekly wrote very highly about your achievements as a new start– up company, so I think that we could cooperate successfully.
Therefore could you please let me have some references and a list of the companies which you represent?
Please mail or fax me the references, together with the name and telephone number of a contact with whom I can discuss the project in detail.
With hope for future cooperation.
Sincerely yours,
Упражнение 1. Предложение представлять зарубежную компанию в России.
Ниже приведен текст письма-предложения представительских услуг российской компанией для некоторой зарубежной компании. Текст письма разбит произвольным образом. Пользуясь приведенным выше планом составления таких писем, составьте буквенную формулу реального письма. Результат проверьте, нажав кнопку «Проверка».
Dear Mr Heathrow
d. If you are interested in being represented in Russia, I am confident that you would be satisfied with our services.
b. Our company «Soft-System» has been working in the software industry for more than 10 years, and we are very interested in representing you and selling your system software in Russia. Please let us know if you are interested in distributing your software in Russia.
a. We received your address from the Moscow branch of the American Chamber of Commerce.
e. We enclose a brochure and further details of our organization for your information.
f. I look forward to hearing from you soon,
c. We currently represent two American and one French company of great renown here in Russia. I would like to point out that we enjoy above average sales results. We employ a well-trained and efficient sales staff, and also have adequate facilities and means of transportation.
Sincerely yours,
Правильный ответ: a, b, c, d, e, f.
Ниже приведен восстановленный текст письма.
Пример 7. Предложение представлять зарубежную компанию в России.
Dear Mr Heathrow
We received your address from the Moscow branch of the American Chamber of Commerce.
Our company «Soft-System» has been working in the software industry for more than 10 years, and we are very interested in representing you and selling your system software in Russia. Please let us know if you are interested in distributing your software in Russia.
We currently represent two American and one French company of great renown here in Russia. I would like to point out that we enjoy above average sales results. We employ a well-trained and efficient sales staff, and also have adequate facilities and means of transportation.
If you are interested in being represented in Russia, I am confident that you would be satisfied with our services.
Обещания: – настоятельной, спектр (услуг) – широким, скидки – значительными / незначительными, предложение – конструктивным, разногласия – существенными / несущественными, рентабельность – высокой / низкой, расчеты – предварительными или окончательными и т. п.
Благодарственное письмо поставщику
Письмо #1:
Уважаемый Иван Иванович
,
выражает свою благодарность ООО «Делопись.ру» за взаимовыгодное и плодотворное сотрудничество в течение нескольких лет.
Ваша компания – это компания, с которой действительно интересно работать, так как «Делопись.ру» очень динамично развивающаяся компания, каждый год выпускающая на рынок новинки продукции отменного качества. Хотелось бы отдельно отметить, который спустя всего полгода после выхода на рынок, смог завоевать своего постоянного покупателя.
С нетерпением ждем выхода.
Надеемся, что на грядущей в сентябре 2013 года выставке ООО «Делопись.ру» в очередной раз порадует нас своими новинками.
«Делопись.ру» – это команда профессионалов, с которыми можно иметь дело!
С уважением,
Петр Петров
Письмо #2:
Уважаемый Иван Иванович
,
Компания «Делопись.ру» является неоднократным победителем в конкурсах на закупку продукции и услуг для государственных нужд, зарекомендовала себя надежным партнером-поставщиком.
За весь период сотрудничества, начиная с 2005 года, поставки осуществлялись в срок и в полном объеме.
В процессе работы сотрудники компании проявляли высокий уровень профессионализма и коммуникабельности.
Выражаем свою благодарность за многолетнюю совместную работу и надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество.
С уважением,
Петр Петров
Письмо #3:
Уважаемый Иван Иванович
,
Настоящим письмом выражаем благодарность компании «Делопись.ру» за своевременное соблюдение сроков поставки, проведение работ по установке бригадой профессиональных монтажников, обладающих большим опытом и высоким профессионализмом в своей области. Особенно хотелось бы отметить высокое качество продукции, которое на протяжении всего периода эксплуатации зарекомендовало себя с лучшей стороны.
С уважением,
Петр Петров
Письмо #4:
Уважаемый Иван Иванович
,
Компания выражает Вам свою благодарность и признательность за качественную и своевременную поставку оборудования, за внимательный подход к поставленной задаче.
Также хотим выразить личную благодарность начальнику отдела Алексею Александровичу Семченко за профессионализм, терпение и умение в кратчайшие сроки решать вопросы.
С уважением,
Петр Петров
Письмо #5:
Уважаемый Иван Иванович
,
благодарит ООО «Делопись.ру» за своевременную поставку продукции на ремонтные объекты города Тверь .
зарекомендовало себя как надежный поставщик, осуществляющий отгрузку оборудования в полном объеме и точно в срок. Поставляемая продукция неизменно высокого качества, прошедшая все необходимые испытания и сертификацию.
Кроме того, оказывает нашему предприятию информационную поддержку, осуществляя профессиональные консультации по всему спектру электротехнического оборудования.
Спасибо за сотрудничество, быструю реакцию на заявленные объемы. Мы готовы и в дальнейшем работать в совместных проектах.
С уважением,
Петр Петров
Письмо #6:
Уважаемый Иван Иванович
,
Благодарю коллектив компании «Делопись.ру» и Вас лично за успешное и плодотворное сотрудничество с нами на строительном рынке города Москвы .
За период нашей совместной работы компания «Делопись.ру» зарекомендовала себя как надежный поставщик качественной продукции, способный выполнять сложные задачи на высоком профессиональном уровне.
Искренне желаю Вам и Вашей компании процветания и дальнейших успехов в реализации новых проектов.
С уважением,
Петр Петров
Составление различного рода деловых писем – необходимая часть работы представителей бизнеса. Благодаря подобным посланиям они приобретают возможность решать коммерческие вопросы наиболее доступным, быстрым и оптимальным путем.
ФАЙЛЫ
Какие деловые письма бывают
Условно деловые письма можно разделить на несколько основных категорий:
- поздравительное письмо;
- информационное письмо;
- и т.п.
Отдельным пунктом можно пометить ответы на все эти письма, которые также являются частью официальной деловой корреспонденции и также пишутся по определенным канонам.
Кто должен выступать в роли автора письма
Деловые письма всегда должны содержать подпись. При этом непосредственно составлением письма может заниматься любой сотрудник компании, в чью компетенцию входит данная функция или уполномоченный на это распоряжением директора. Обычно это специалист или руководитель того структурного подразделения, в ведение которого входит тематика послания. Однако вне зависимости от того, кто именно занят написанием, письмо в любом случае нужно передавать на утверждение руководителю, памятуя о том, что оно пишется от лица компании.
Общие правила написания деловых писем
Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.
В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:
- дата написания,
- реквизиты отправителя и получателя,
- вежливое адресное обращение (в виде формулировки «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»),
Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).
К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте.
Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции. Его можно писать в рукописном виде (особенно удачно получаются письма, написанные каллиграфическим почерком), или же печатать на компьютере (удобно, когда нужно создать несколько копий письма).
Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.
Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.
На что обращать внимание при составлении письма
При составлении письма нужно тщательно следить за правописанием, придерживаться правил и норм русского языка по части лексики, грамматики, пунктуации и т.д. Получатели всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложены и оформлены мысли в послании.
Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты.
Письмо необходимо писать в корректной форме, не «растекаясь мыслью по древу», достаточно коротко и емко, по делу. Каждая новая тема должна быть оформлена в виде отдельного абзаца, которые при необходимости надо разделить на пункты. Кроме того, лаконичное и четкое письмо даст понять получателю, что автор ценит его время. Здесь поговорка «краткость — сестра таланта» — к месту.
Чего нельзя допускать в деловом письме
В деловых письмах совершенно недопустим развязный или фривольный тон, ровно как и лишком сухой текст и банальные «штампы». Также следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, специальной терминологии, понятной узкому кругу специалистов.
В письмо нельзя включать непроверенные, недостоверные и уж, тем более, заведомо ложные сведения.
Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых.
Как отправить письмо
Любое официальное послание можно отправить несколькими основными путями.
- Первый, — наиболее современный и быстрый, — через электронные средства связи. Это удобно и оперативно, к тому же позволяет отправить информацию практически неограниченного объема.
Минус здесь один – при большом количестве почты у адресата, письмо может легко затеряться или же попасть в папку «Спам», поэтому при отправлении писем таким способом, желательно дополнительно удостовериться в том, что письмо получено (через простой телефонный звонок).
- Второй путь: консервативный, который позволяет переслать послание Почтой России. При этом рекомендуется применить функцию отправки заказным письмом с уведомлением о вручении – такая форма гарантирует то, что письмо дойдет до адресата, о чем получатель получит специально уведомление.
Обычно отправление через стандартную почту используется в тех случаях, когда отправляются оригиналы документов, письма, заверенные живыми подписями и печатями.
- Также письмо можно отправить через факс или различные мессенджеры, но только при том условии, что отношения между партнерами достаточно близкие и вполне допускают такой путь переписки.
Правила написания писем остались незыблемыми, не смотря на то, что жизнь изменилась. Уже никто не пишет писем на бумаге руками. Их заменили смс, электронная почта и мессенджеры. Поэтому письма стали короче и лаконичней. При этом эпистолярный жанр никуда не исчез. Каждому из нас надо помнить и соблюдать нормы этики, чтобы и чувства до адресата.
Задача еще больше осложняется тем, что текстом надо суметь передать суть своей просьбы при взаимодействии с партнером по бизнесу, при устройстве на работу, при попытках убедить клиента купить дорогой продукт - словом, в бизнес-среде.
Сохраните эту статью у себя в закладках и используйте как шпаргалку перед написанием каждого письма - не пожалеете!
А теперь по порядку.
Правила написания писем:
- Необходимо отвечать на все полученные письма.
- Ответ на письмо не следует писать сразу же: надо всё хорошенько обдумать, но нельзя слишком затягивать с письмом: рискуете испортить отношения с адресатом.
- Если вам адресату в ответ, следует послать ему почтовую открытку, чтобы он знал, что его письмо успешно доставлено.
- Личную переписку необходимо хранить в недоступном для посторонних месте.
- Даже личное письмо обязательно должно быть композиционно выстроенным.
- Прежде чем упаковывать письмо в конверт, его необходимо тщательно проверить.
- Писать письмо надо тогда, когда вы пребываете в хорошем расположении духа. Недопустимо отправлять письма, содержащие гневные высказывания или ироничные намёки.
- Писать анонимные письма неприлично.
- Если требуется сделать какое-то отвлечённое замечание или дополнение к письму, следует поставить перед ним обозначение PS (post skriptum). В конце этого дополнения необходимо указать свои инициалы.
- Рукописное письмо следует писать разборчивым почерком, чтобы не огорчать и не злить адресата.
- Личные письма следует писать тогда, когда вы находитесь в одиночестве.
- Читать чужие письма без разрешения неприемлемо.
- Недопустимо вскрывать конверт с письмом, которое не вам адресовано.
Виды писем
I. Открытка
Если вы хотите написать что-то , следует упаковать её в конверт. Когда отправляете открытки сразу на несколько адресов, надо следить за тем, чтобы текст на всех был разным.
II. Благодарственное письмо
Благодарственное письмо существует для того, чтобы вы могли в письменной форме отблагодарить человека за оказанную им помощь, выразить свою признательность. По объёму благодарственное письмо довольно невелико.
III. Письмо-напоминание
Письмо-напоминание служит для того, чтобы напомнить человеку о невыполненном обязательстве, о забытом долге и т.п. Пишется оно в максимально вежливой манере. Письмо-напоминание непременно должно быть запечатано, чтобы ненароком не поставить получателя в неприятное положение перед другими людьми.
IV. Письмо-извинение
Пишут в том случае, если действительно осознают свою вину и раскаиваются в содеянном. Оно должно быть написано от сердца, вежливо и тактично.
V. Письмо-соболезнование.
Письмо-соболезнование пишется немедленно по получении скорбных вестей. Если вы не успели его отправить вовремя, не посылайте вовсе: не следует лишний раз напоминать людям об их горе. По объёму письмо-соболезнование должно быть небольшим. Писать его следует от души, без использования красивых цитат, без разного рода вычурностей. Письмо-соболезнование составляется от руки на обычной бумаге. Не стоит прилагать к такого рода письму открытку.
Существуют разных жанров: резюме, письмо-жалоба, письмо-запрос информации и т.д.
Схема написания письма о приёме на работу:
- Официальное обращение.
- Объяснение причины, по которой вы пишите письмо.
- Указание источника информации о вакансии.
- Можете пояснить, почему вас заинтересовала предложенная работа.
- Затем необходимо дать краткое описание имеющегося у вас образования и опыта работы.
- Можете описать свои индивидуальные качества, которые более всего соответствуют требованиям к претенденту на предложенную должность.
- Далее следует указать, что прилагаете своё резюме и выразить готовность в случае необходимости предоставить дополнительную информацию.
- В конце необходимо указать ФИО и дату написания официального письма. Поставить личную подпись.
Валентина
Перепечатка материалов статьи без ссылки на сайт запрещена!
16 Апр
Здравствуйте! В этой статье мы расскажем о деловых письмах.
Сегодня вы узнаете:
- Почему деловая переписка не потеряла своей актуальности;
- Какие бывают деловые письма и как они оформляются;
- Как правильно написать деловое письмо.
Сейчас за нашими окнами – время высоких технологий и интернета. Но деловая переписка не потеряла своей важности и актуальности, просто перешла на другие носители. Почему деловые письма важно уметь составлять и оформлять, поговорим сегодня.
Зачем нужна деловая переписка
Прежде всего, это возможность обмениваться мнениями, предложениями и мыслями с сотрудниками либо партнерами по бизнесу. С помощью переписки излагают претензии, просьбы, выясняют недопонимания между компаниями.
Деловая переписка является одной из разновидностей официальной.
Отличия деловых писем от других
Основные отличия состоят в следующем:
- Стилистика изложения;
- Лексика, не допускающая яркого выражения эмоций;
- Оформляется на официальном бланке компании;
- Шрифт не слишком мелкий, но и не крупный, при этом одинаковый по всему тексту;
- Редко занимают объем более 1 страницы;
- Наличие строгой служебной субординации.
Виды деловых писем
Все деловые письма можно условно разделить на несколько групп. Мы остановимся подробнее на каждой и дадим краткую характеристику.
Письма, отвечать на которые не нужно.
- Гарантийное письмо;
- Сопроводительное;
- Информационное;
- Письмо-предупреждение;
- Письмо-напоминание.
Письма, на которые нужен ответ.
- Обращение;
- Предложение;
- Запрос;
- Требование;
- Прошение.
Некоммерческие письма.
- Письмо-приглашение;
- Письма с выражением соболезнования;
- Письма с выражением благодарности;
- Письма с информированием о чем-либо;
- Письма, в которых содержатся рекомендации;
- Гарантийные письма;
- Письма, подтверждающие, что товар получен, услуга оказана и так далее;
- Письма с поздравлениями по разным поводам;
- Письмо-просьба;
- Письма с инструкциями;
- Сопроводительные письма.
Письма коммерческой направленности.
Обычно их используют перед тем, как заключить соглашение, а также во время действия договора.
К ним относятся:
- Письма с ответами на запросы;
- Непосредственно запрос;
- – письмо, в котором предлагается совершить сделку или заключить договор;
- Претензия;
- Напоминание;
- Письмо, в котором содержится предупреждение о прекращении договоренностей либо о необходимости выполнения обязательств и т. д.
Если говорить о классификации по структуре, то бывает 2 вида деловых писем:
- Содержащие текст автора и написанные в свободной форме;
- Составленные по строгому образцу.
По адресатам.
- Циркуляр – письмо, которое направляется нескольким адресатам;
- Обычное – отправляется одному адресату от имени одного человека;
- Коллективное – отправляется одному адресату, но от нескольких лиц.
Также письма разделяют по форме, в которой они были отправлены:
- Отправленные в виде факсового сообщения;
- Отосланные по электронной почте;
- Те, что отправлены в обычных конвертах.
Есть виды писем, которые из этических соображений должны быть написаны от руки, а не напечатаны. Это касается соболезнований и поздравлений.
Секреты правильного оформления
Текст письма делится на вводную, основную часть и заключительную. Они друг с другом связаны логически. В состав вводной части включают те обстоятельства, которые повлекли за собой создание письма, а основная часть представляет собой само содержание. В заключительной части подводятся итоги, которые выражают просьбу, отказ и прочее.
Вообще, деловую переписку со всей ответственностью можно назвать искусством, потому что вести ее правильно, с соблюдением всех требований, нужно учиться. Ведь чаще всего мы думаем только о том, чтобы информация была изложена четко, а про то, что письмо можно считать лицом компании, забываем.
Стилистика.
Каждое письмо выдерживается в строгом деловом стиле, используются средства речи, характерные для официальных документов.
Требования к изложению информации.
Вся информация, которая содержится в письме, излагается следующим образом:
- Адресно, предназначается конкретному лицу;
- На дату написания вся информация должна быть актуальна;
- Достоверно;
- Беспристрастно;
- Аргументировано;
- Максимально полно, для того чтобы основываясь на ней можно было принять решение.
Бланк.
Прежде всего письмо оформляют на бланке, который является для компании фирменным.
- Для написания делового письма используются листы формата А4;
- Левое поле бланка должно быть не менее, чем 3 см, так как через какое-то время они будут отправлены в подшивку;
- Указывается название компании, юридический и фактический ее адрес, адрес электронной почты;
- Лучше использовать стандартный шрифт Times New Roman, размера 12. Он является самым оптимальным и хорошо воспринимается при чтении;
- Разрешается оформление деловых писем без использования фирменного бланка, тогда нужно информацию из бланка все-таки привести.
Если в письме идет речь о крупных сделках, связанных с финансами либо конфиденциальная информация другого характера, отправлять такие письма по факсу или в электронном виде не рекомендуется. Лучше по старинке, в обычном бумажном конверте.
Нумерация.
Если письмо состоит из нескольких страниц, то нумеруют их, начиная со второй. Номера проставляются вверху посередине арабскими цифрами. Никаких точек рядом с номером не ставят.
Деление на части.
Под этим подразумевается разделение письма на абзацы. Текст не должен идти сплошным потоком, так он просто не будет восприниматься. Благодаря делению на абзацы видно, где заканчивается одна мысль и начинается другая.
Наличие исправлений.
Исправлений и опечаток, а также подчисток допускать нежелательно. Письмо должно быть составлено грамотно, а текст напечатан через интервал 1,5 — 2.
Используемые реквизиты.
Мы укажем только основные, так как уже кратко говорили о них чуть ранее:
- Если предприятие государственное – используется Герб РФ. Располагается он посередине официального бланка;
- Название компании полностью;
- Номера факса и телефона;
- Номер банковского счета;
- Адресат – причем название компании-адресата употребляют в именительном падеже, для указания должности и фамилии получателя используйте дательный падеж;
- Если у адресата имеется ученая степень либо звание, укажите его перед фамилией человека;
- Любой реквизит пишут с новой строки и с заглавной буквы.
Деловое письмо после проведенной встречи
Вы провели деловую встречу, наметилась некая перспектива для . Как отразить это в письме, обсудим дальше.
- Прежде всего, в начале письма сошлитесь на число и время вашего общения с потенциальным партнером, даже если с момента встречи прошла пара дней.
- Избегайте ошибок или слишком сложных фраз: составьте письмо коротко и четко, но так, чтобы у получателя было желание его прочесть.
- Упомяните, о чем велся разговор. К примеру: «Мы обсуждали, сколько будет стоить ваза в венецианском стиле».
- Сделайте так, чтобы получатель письма высказал свое отношение к теме встречи.
- Укажите время, когда можете общаться по телефону или встретиться лично.
- Донесите до получателя, что ждете сотрудничества с ним: «Надеюсь на дальнейшие деловые отношения с Вами «.
- Завершите письмо следующей или подобной фразой: «С наилучшими пожеланиями к Вам.. .».
Электронные деловые письма
Нельзя оставить без внимания требования к их оформлению, так как сейчас все больше оформляются письма в электронном виде, нежели в бумажном. Все-таки 21 век на дворе.
Подготовить электронное деловое письмо большого труда не составляет, требования по оформлению идентичны традиционным письмам. Единственное, у такого письма всегда должен быть заголовок (или тема письма), чтобы оно просто не затерялось в потоке документации.
Кроме того, когда на такое письмо отвечают, тематику письма лучше не менять, так вы быстрее поймете, о чем идет речь, если электронных писем получаете много.
Также не стоит использовать при оформлении приложений к таким письмам суперсовременное ПО, далеко не факт, что такое же есть у вашего адресата. Если его нет, письмо просто не откроется.
Не используйте смайлики, когда пишете деловое письмо в электронном виде. Технологии – это отлично, но при написании соблюдайте деловой язык.
В какие сроки нужно ответить на письмо
Если письмо относится к категории требующих ответа, то когда отвечать зависит от той информации, которая содержится в письме:
- Если вы получили запрос, в ближайшие три дня с момента получения подтвердите, что он получен. А окончательный ответ можно дать в течение месяца;
- Если речь о соболезновании, его можно направить в десятидневный срок после того, как печальное событие случилось;
- Отправить поздравление допустимо в течение 8 дней с того момента, как вы узнали о торжественной дате;
- Если говорить об общих правилах хорошего тона, то отвечать на письма лучше в семидневный срок.
Как написать деловое письмо: простым языком о сложном
Отличайте деловое письмо и личную переписку. Мы уже не раз сегодня говорили о том, в чем состоят эти отличия, не нужно о них забывать. А сейчас рассмотрим составление письма поэтапно.
1 этап. Указываем адресата.
В правом верхнем углу бланка пишем фамилию, инициалы и должность того, кому адресуем письмо. Если адресатом является организация, указываем ее юридический адрес.
2 этап. Обращение.
Размещаем его посередине бланка. Оно осуществляется в уважительной форме, без сокращений и помарок.
Пример : Уважаемая (имя, отчество)! Также обращение к адресату может осуществлять с указанием его должности. Но когда вы обращаетесь к человеку по имени, это снижает психологическое напряжение, указывает на то, что деловые отношения стабильные и установившиеся.
3 этап. Изложение цели.
Объясните цель письма, его суть и главные мысли. Эта часть является основной. Пишите о том, что хотите сказать, какова причина обращения. Но не забывайте про официальную и нейтральную стилистику.
4 этап. Внесение предложений, рекомендаций.
Практически любое деловое письмо подразумевает, что адресат на него отреагирует. Этого не требуют в основном только письма информационного характера. Поэтому не просто описывайте проблему, но и предлагайте, как ее можно решить.
Если вы обращаетесь с жалобой, просите принятия определенных мер, если же предлагаете сотрудничать, расскажите, какие варианты есть.
Говоря проще, тот, кто получит письмо, должен видеть что от него не просто чего-то хотят, но и понять, как это может быть осуществлено.
Как закончить деловое письмо
Деловое письмо должно быть написано идеально. Если правила написания не будут соблюдаться, это может негативно повлиять на репутацию компании в целом. Поэтому мы предлагаем сейчас подробнее остановиться на оформлении заключительной части делового письма.
В конце письма подведите итог всего того, о чем говорили ранее. Но растягивать выводы на 10 предложений не стоит, все-таки в деловых письмах ценится краткость и лаконичность. Лучше ограничьтесь простыми фразами.
В основу концовки поставим 2 показателя: она должна быть максимально вежливой и корректной. Варианты, как ее построить, существуют разные.
Приведем несколько примеров:
- Поблагодарите за внимание или помощь: Благодарим Вас! (Позвольте Вас поблагодарить…);
- Выразите надежды на будущее: Надеемся на взаимовыгодное сотрудничество (Надеемся на получение ответа в ближайшее время…);
- Можно построить фразу с уверением адресата в чем-либо: Были бы рады сотрудничеству с Вами;
- Выскажите просьбу: Просим Вас сообщить о результатах;
- Извинитесь за причиненные неудобства: Прошу прощения за непредвиденную задержку оплаты материала.
Как попрощаться с адресатом.
Несмотря на то что переписка официальная, попрощаться можно по-разному.
Приведем несколько вариантов:
- С уважением к Вам…;
- С пожеланием успехов…;
- С наилучшими пожеланиями…
Ставим подпись правильно.
Когда подписываете письмо, указывайте свою должность, имя и фамилию. Если сомневаетесь в уместности фразы типа: «Искренне Ваш» – просто не используйте ее.
Можете в подписи указать ваши контакты, дополнительный телефон или электронный адрес, таким образом вы демонстрируете получателю, что готовы с ним общаться и сотрудничать.
В следующей части нашей статьи хотелось бы поговорить о деловых письмах на английском языке.
Деловые письма на английском языке
Регламентированной формы составления таких писем нет. Все будет зависеть от того, каковая цель письма и кто его адресат. Приведем здесь краткие рекомендации для составления.
Дата написания.
Если пишем в США, то в указании даты на первое место ставим месяц, затем число и только потом год. Если в Великобританию – дата проставляется как в РФ. При этом месяц пишите буквами, избежите путаницы.
Реквизиты получателя.
- Если пишите мужчине, обращайтесь так: Mr (укажите фамилию);
- Если женщине, которая замужем: Mrs (укажите фамилию);
- Незамужней даме: Miss (укажите фамилию);
- Если не знаете статус дамы: Ms (укажите фамилию).
Указание адреса.
Порядок противоположный принятому в РФ: офис, номер дома, название улицы, индекс, название штата (если пишем в США), название графства и название страны (если пишем в Великобританию).
Как обратиться к получателю.
Стандартные обращения:
- Dear Madam;
- Dear Sir;
- Dear Sir or Madam;
- Dear Mrs;
- Dear.
После обращения ставим запятую (если пишем в Великобританию) или двоеточие (если в США). Восклицательный знак ставить не принято.
Тематика.
Обязательно указывайте тематику письма, также как и в РФ.
Основной текст.
Разделяйте его на абзацы. Либо каждое предложения пишите с новой строки.
Как попрощаться.
Например, вот так: «Thanking you for assistance, we remain Yours truly» – Благодарю Вас, преданный Вам…, хотя можно и менее официально.
Оформление подписи.
Подпись ставим под абзацем с прощанием, указываем свою фамилию и имя, название компании и должность.
Оформление приложений.
Если прилагаете какие-то документы, указывайте это в конце письма: «Enc.» и перечисляйте приложения.
Что писать с заглавной буквы.
- Фамилии и инициалы;
- Наименования компаний;
- Наименования городов, штатов и так далее;
- Любые слова, которые обозначают занимаемую должность;
- Первые слова в прощании;
- Вступительные обращения.
Перед тем как закончить разговор, приведем образцы деловых писем на русском и английском языках.
Образцы деловых писем на русском и английском языках
Заключение
Подводя итоги, хочется сказать, что деловое письмо – это инструмент для общения в любой сфере деятельности. Если оно составлено правильно, это, безусловно, представит вашу компанию с положительной стороны.
С другой стороны, написанное неряшливо, с ошибками письмо способно на корню уничтожить самый перспективный бизнес. Пишите письма правильно, а мы постарались рассказать, как это сделать.
Вот уже давным-давно ни для кого не является секретом, что речь делится на жаргонную и литературную - правильную. Вполне логично, что правильной речь должна быть не только устная, но и письменная. Культурой грамотного письма необходимо владеть каждому интеллигентному человеку. А уж тому, кто активно общается по делам службы посредством переписки - и подавно. Каковы же письма?
Что такое этикет
Прежде чем говорить о деловом письме, нужно сначала вспомнить, что же такое этикет. Это установленный порядок поведения в обществе, свод манер и правил так называемого хорошего тона, которые должно соблюдать каждому интеллигентному, воспитанному человеку, дабы не прослыть бескультурщиной. Данные исторически сложившиеся правила являются неотъемлемой частью жизни общества.
Культура письменной речи: общие характеристики
Конечно же, относится не только к деловому письму. Существует множество видов и способов письменного общения. Все они разные, у каждого - свои характеристики, однако есть и общие черты. Среди них выделяют следующие:
- опора на нормированный книжный язык с допущением некнижной лексики;
- использование сложных синтаксических конструкций;
- закрепленный порядок слов в предложении;
- четкая структура текста;
- высокая грамотность.
Этикет деловых писем
В каких случаях от нас может потребоваться написание делового письма? Конечно же, если мы ведем какие-либо дела с организациями и/или частными лицами. То, что мы напишем нашим партнерам, коллегам, клиентам, то, как мы оформим свое письмо, станет лицом нашей компании и представит нас либо в выгодном свете, либо - в не очень. Если, конечно, мы не компетентны в этикете составления деловых писем. Чтобы не ударить в грязь лицом, необходимо обучиться нижеизложенным премудростям. Кстати, обладать подобным знанием полезно еще и потому, что малейшая ошибка, крошечное несоответствие правилам способно превратить деловое письмо в неправомочное с юридической точки зрения.
Специфика деловых отношений
Прежде чем говорить непосредственно об писем, следует понять, чем вообще отличаются что их характеризует, каковы их особенности. Основной чертой взаимоотношений по работе является отсутствие (либо полное, либо почти полное) в этих самых отношениях личного оттенка. Как правило, на работе каждый из нас предельно собран, спокоен, вежлив - вряд ли кто-то будет танцевать с бубном, например, или совершать иные поступки, вполне логичные в компании друзей, но довольно нелепые для рабочей обстановки. Это касается, кстати, не только поступков, но и эмоций - можно позволить себе смех или улыбку, или даже небольшое проявление гнева, однако достаточно неуместно смотрятся гомерический хохот, истерики, слезы и тому подобное (все это касается исключительно эмоций по работе). На работе мы, как правило, носим маски, демонстрируя выучку, выдержанность и хладнокровие.
Деловое общение нельзя закончить тогда, когда этого захотелось. Партнер по бизнесу или клиент не поймет, если посреди важной встречи мы вдруг встанем и покинем аудиторию. Нельзя и игнорировать собеседника, нельзя не отвечать на звонки или письма. Все эти особенности в совокупности помогают лучше понять, каким же все-таки должен быть речевой этикет делового письма.
Общие требования
Первое, на что мы обращаем внимание, получив письмо, - это бумага. Согласно требованиям этикета делового письма бумага для него всегда должна быть кристально чистой и ни в коем случае не помятой. У адресатов послания сложится лучшее впечатление об организации, если письмо окажется написанным на фирменном бланке с эмблемой компании. Первая страница не нумеруется, на всех остальных проставляются арабские цифры.
Есть еще один очень важный момент в этикете деловой переписки. Деловой предполагает высокую грамотность и отсутствие орфографических ошибок. Поэтому в том случае, если в знании русской грамматики наблюдаются пробелы, рекомендуется не торопиться с отправкой корреспонденции, а перепроверить ее на наличие возможных недочетов.
Также общей рекомендацией как для бумажного, так и для электронного письма является пожелание не употреблять в своей письменной речи сложных конструкций - такое уместно только в юридических документах. Не следует использовать и сокращения - исключительно общепринятые. А вот в норму делового этикета входят разнообразные штампы и арго - профессиональный жаргон. Весь документ выдерживается в официально-деловом стиле.
Еще один важный момент, который прочитывается из письма: оно должно быть максимально вежливым и доброжелательным. Ни о какой бестактности, грубости не может идти и речи. Кроме того, деловое письмо предполагает конкретику, четкое изложение своих мыслей.
Если адресат письма не владеет русским, текст послания следует составлять на его языке, либо на международном - английском. Кстати, написан подобный документ должен быть только на одной стороне листа, вторая в обязательном порядке остается чистой.
Оформляя документы, нужно следить за тем, чтобы не было переносов. Сам текст набирать необходимо через полтора-два интервала, с шириной полей слева в два сантиметра.
Нюансы
У делового письма есть своя четкая, особенная структура. При этом единого стандарта оформления бумажных документов не существует: у разных компаний могут быть свои вариации. Придерживаются они лишь определенного состава частей письма: в них непременно должны быть "шапка", приветствие, основная часть и прощание. Не нужно забывать и о личной подписи в конце письма.
Кстати, так называемое обрамление послания - начальные и завершающие фразы - именуются этикетной рамкой. Именно она помогает наладить с адресатом нужные отношения. Кроме того, правила этикета деловых писем и примеры их написания демонстрируют употребление в посланиях разнообразных речевых клише (о них будет сказано далее).
Важным нюансом оформления делового письма остается правильно использованное обращение. До революции в нашей стране в ходу было обращение "сударь" или "сударыня": оно считалось универсальным, так называли кого угодно. Теперь подобного универсального обращения нет, хотя зачастую в деловых письмах встречается слово "господин" или "госпожа" - утратившее ранее свою популярность, оно постепенно вновь возвращается в обиход. Обратиться так можно к деловому партнеру, должностному лицу, но не к клиенту или коллеге.
Наиболее распространенным и универсальным в настоящее время считается обращение "Уважаемый" или "Уважаемый господин", но на самом деле не является таковым и оно. Подобным образом, например, нельзя обратиться к так называемым випам - особо важным персонам, коими считаются губернаторы, мэры, президенты. В данном случае начинать свое письмо потребуется с обращения "Глубокоуважаемый" (еще вариант - "Высокоуважаемый").
Если послание адресовано сразу нескольким людям, и все они являются представителями одной профессии, уместным будет использование такого обращения, как "Уважаемые коллеги" (в случае, если все адресаты - женщины, допускается написать "Уважаемые дамы", если же мужчины - то "Уважаемые господа"). Если письмо направлено в адрес одного человека, категорически запрещается не использовать поименное или пофамильное обращение. Подобное допустимо только в вышеуказанном случае (когда адресатом является группа лиц) либо при взаимодействии с юридическим лицом.
Что касается завершения послания, то нужно помнить: оно не менее значимо, чем начало. Именно в конце письма выражается уверенность в благополучном и/или скором решении вопроса и тому подобное. Здесь не следует также указывать на имевшие место быть ранее сложности - например, на затягивание с ответом или вообще неполучение такового. Данные фразы считаются отрицательными знаками этикета деловых писем и рассматриваются как нежелание продолжать отношения, а также как неуважение к собеседнику. Важно понимать, что это недопустимо.
Электронное письмо: деловой этикет
Второй возможный вариант переписки - по электронной почте. Тут тоже существует целый ряд своих особенностей. Так, например, если послание адресат получит впервые, то необходимо начать его с представления собственной компании, описания своей деятельности, с возможных задач, которые предполагается выполнять. При продолжительной переписке нужно сохранять историю прошлых писем, на основе которых строится каждое следующее послание.
В первом письме непременно должно присутствовать приветствие и обращение. В последующих, при необходимости быстрого ответа, можно обращение опустить (если это уместно). В интернет-общении многие не считают нужным ставить знаки препинания, а также пишут без заглавных букв. В деловом этикете электронного письма подобное недопустимо.
Размер электронного письма не должен быть слишком большим - как правило, он вдвое меньше бумажного аналога. В том же случае, если требуется сообщить адресату большой объем сведений, в теле письма необходимо указать лишь краткую сопроводительную запись, а сам материал прикрепить как вложение вордовским или любым другим файлом - так того требует этикет делового письма по электронной почте. Пример подобного послания может быть таким: «Добрый день, уважаемый господин Иванов! Посылаем Вам образцы наших рекламных буклетов. Вы можете ознакомиться с ними во вложении…».
Что касается подписи, то быть она обязана. Можно подписываться в конце каждого письма, а можно сделать автоматическую подпись, которая будет проставляться машинально. Подобным вариантом часто пользуются представители крупных компаний. В подписи необходимо указывать свои имя, фамилию, должность, контактную информацию, место работы. Оформить ее нужно таким образом, чтобы она уложилась в семьдесят символов и занимала не более пяти-шести строк.
Нужно сказать и несколько слов об ответе на послание. Деловой этикет электронного письма предполагает получение ответа на сообщение в течение двух суток - не более. Если же требуется еще время, следует уведомить об этом собеседника. Ответная реакция на все сообщения поддерживает репутацию компании или предпринимателя. Для того чтобы знать точно, дошло ли до адресата письмо, можно воспользоваться функцией уведомления о получении - подтверждение о доставке придет автоматически. Кроме того, не возбраняется сделать и контрольный звонок.
Речевые формулы, или клише
Клише, речевые формулы, речевые штампы - как ни скажи, а все равно это будет неотъемлемой частью деловой переписки. Из школьного курса мы помним, что клише называются устойчивые выражения. Их не так уж и много:
- Сожаление можно выразить с помощью следующих фраз: «К сожалению, у нас нет возможности согласиться…», «С сожалением сообщаем…», «К нашему сожалению, вынуждены сообщить…» и так далее.
- Благодарность обозначается такими клише, как: «Позвольте выразить свою признательность…», «Благодарим Вас…», «Учитывая Ваш вклад…».
- Пригласить адресата на то или иное мероприятие можно, используя штампы: «Мы имеем честь пригласить Вас…», «Надеемся на Ваше согласие…», «С удовольствием приглашаем Вас…», «Будем рады видеть Вас…» и тому подобное.
- Завершить письмо можно фразами: «Ждем от Вас новых идей…», «Желаем Вам успехов…», «Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество…».
Золотые правила деловой переписки
Частые ошибки при деловой переписке
Существует несколько, казалось бы, мелочей, которые тем не менее могут стать фатальными в случае с деловым общением. Зачастую именно эти мелочи приводят к прекращению взаимовыгодных отношений, расторжению сделок и тому подобным пренеприятным вещам. Нужно знать врага в лицо!
- Нельзя писать (и звонить тоже!) по работе в нерабочее время! Как часто мы, не желая потерпеть до утра, беспокоим своих партнеров, клиентов, коллег в девять, десять, а то и одиннадцать вечера. Нам кажется, что за ночь все пропадет, разрушится, потерпит крах и спасти положение уже будет нельзя. А те редкие экземпляры, кто способен дотянуть до утра, почему-то считают, что шесть утра - самое время для общения. Ведь если не сплю я, значит, не спит никто. Увы, подобное поведение только раздражает и настраивает против нас же самих.
- Об этом уже косвенно упоминалось, но тем не менее - никакой фамильярности быть не может! Общение по работе происходит исключительно на «Вы» (с большой буквы, это значит - вежливость и уважение).
- Излишний обмен любезностями тоже может навредить. Во-первых, он отнимает ценное время, во-вторых, выглядит немного надоедливо и занудно. Не нужно усердствовать.
В наше время литературы так много, что порой разбегаются глаза. По культуре речи, в том числе и письменной, книжек тоже хватает.
Желающим подковаться в данной области можно посоветовать следующие работы: «Этикет делового письма» Олега Давтяна, «Культура письменной речи» Татьяны Дегтеревой, «Этикет русского письма» Натальи Формановской и Аллы Акишиной, «Деловой этикет» Елены Бер, «Русский речевой этикет» Натальи Формановской и многие другие.
- Требования этикета делового письма предполагают использование восклицательного знака в конце обращения для того, чтобы придать особое значение данному вопросу или человеку.
- Поименное обращение к адресату показывает на более близкие и давно налаженные отношения, а пофамильное подчеркивает дистанцию.
- Для этикета деловых писем в России характерно нивелирование полов, поскольку большинство профессий часто только мужского рода.
Соблюдать правила ведения деловой переписки не так уж сложно, ведь не так их и много. Запомнить их - невелика наука. Зато в глазах окружающих человек, владеющий этикетом деловых писем, всегда будет воспитанным и культурным, тем, с кем приятно иметь дело.
